Trang chủ » Tin Tức » [Kiến thức] Lập kế hoạch mua văn phòng phẩm dân văn phòng cần biết

[Kiến thức] Lập kế hoạch mua văn phòng phẩm dân văn phòng cần biết

kế hoạch mua văn phòng phẩm

Đối với một doanh nghiệp thì việc tối thiểu hóa chi phí luôn luôn phải được đi kèm trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Và trong hoạt động mua văn phòng phẩm cũng vậy, bạn phải lên kế hoạch mua văn phòng phẩm và tính toán để làm sao chi phí mua là nhỏ nhất. 

Việc tiết kiệm chi phí sẽ mang lại nguồn lợi lớn cho việc xoay vòng vốn trong quá trình hoạt động và phát triển doanh nghiệp. Dưới đây Office Solutions sẽ hướng dẫn bạn lập một bản kế hoạch mua văn phòng phẩm chi tiết nhất nhé. 

Tại sao cần phải có kế hoạch mua văn phòng phẩm

Đối với những doanh nghiệp vừa và lớn thì việc mua văn phòng phẩm định kỳ cho nhân viên sử dụng sẽ phải chi ra một khoản ngân sách khá lớn. Nếu không có bản kế hoạch mua văn phòng phẩm chúng ta sẽ không thể kiểm soát được số tiền phải bỏ ra hàng tháng, hàng quý và cũng dễ dàng bỏ sót các vật dụng cần thiết khi mua. 

Kế hoạch mua văn phòng phẩm chi tiết 

Kế hoạch mua văn phòng phẩm chi tiết 

Việc sử dụng bản kế hoạch mua văn phòng phẩm sẽ giúp công ty giảm bớt gánh nặng về tài chính. Đồng thời trong quá trình lên kế hoạch, bạn có thể dễ dàng sàng lọc những vật dụng đã hết giá trị sử dụng và tiêu hủy chúng để tạo nên một môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ. 

Ý nghĩa của bản kế hoạch mua văn phòng phẩm

Lập bản kế hoạch mua văn phòng phẩm là điều hết sức cần thiết đối với những doanh nghiệp lớn có nhiều phòng ban khác nhau. Đặc biệt những doanh nghiệp có số lượng nhân viên lên đến hàng trăm, hàng nghìn.  

Một bản kế hoạch mua văn phòng phẩm sẽ cho biết đầy đủ những vật dụng cần thiết để nhân viên sử dụng trong một tháng hoặc một quý mà không gặp bất kỳ trở ngại nào. 

Danh sách văn phòng phẩm cần mua cho công ty 

Danh sách văn phòng phẩm cần mua cho công ty 

Bảng kế hoạch còn cho thấy sự hợp lý trong danh sách văn phòng phẩm cần mua, tránh việc nhân viên lựa chọn các loại dụng cụ không cần thiết gây hao phí tài sản  của công ty.

Ngoài ra, bản kế hoạch mua văn phòng phẩm còn có thể dùng để đánh giá, kiểm soát số lượng tồn kho và kiểm kê văn phòng phẩm một cách dễ dàng cho người phụ trách mua văn phòng phẩm của công ty. 

Các bước lập bản kế hoạch mua văn phòng phẩm cần biết 

Để lập một bản kế hoạch mua văn phòng phẩm thì người phụ trách cần phải trải qua nhiều quy trình để đánh giá hợp lý nhu cầu sử dụng và đề xuất với ban lãnh đạo chi tiêu mua văn phòng phẩm cho công ty. Dưới đây là các bước cần thực hiện mà bạn có thể tham khảo.

Xem ngay: Sử Dụng Văn Phòng Phẩm Hiệu Quả

Xác định mức sử dụng văn phòng phẩm trong công ty 

Người được giao mua văn phòng phẩm cần hiểu rõ thói quen sử dụng văn phòng phẩm ở công ty mình. Sau đó lập kế hoạch nghiên cứu, giám sát nhu cầu sử dụng của mỗi phòng ban.

Office Solutions giúp bạn lên kế hoạch mua văn phòng phẩm

Office Solutions giúp bạn lên kế hoạch mua văn phòng phẩm

Vật dụng văn phòng phẩm sẽ khác nhau ở mỗi phòng và sẽ thay đổi theo từng thời gian do công việc khác nhau. Vậy nên, bạn phải theo dõi sát sao và lắng nghe ý kiến của mọi người để đưa ra một mức sử dụng phù hợp trong bản kế hoạch. 

Lên kế hoạch cấp văn phòng phẩm cho công ty 

Sau khi xác định được nhu cầu sử dụng của từng phòng ban thì bạn cần lên kế hoạch cấp văn phòng phẩm chi tiết và các quy định cụ thể trong quá trình sử dụng.

Tạo một danh sách văn phòng phẩm cần mua và giao cho từng phòng ban để xác định lại chính xác một lần nữa nhu cầu sử dụng. Từ đó chốt được số lượng và tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp.

Danh sách văn phòng phẩm cần mua đầy đủ 

Danh sách văn phòng phẩm cần mua đầy đủ 

Sau đó chọn nhà cung cấp uy tín để hợp tác để chất lượng và tránh đứt gãy chuỗi cung ứng. Đồng thời mua hàng với số lượng lớn để được hưởng chiết khấu lớn sẽ giảm bớt chi phí hơn khi mua lẻ. 

Tiến hành cấp phát văn phòng phẩm đã mua cho từng phòng ban theo định kỳ và định mức sử dụng trong bản kế hoạch. 

Quản lý văn phòng phẩm tồn kho trong công ty 

Do danh sách văn phòng phẩm cần mua là số lượng lớn nên sẽ có nhiều hàng tồn kho và cần được bảo quản để đạt chất lượng tốt nhất.

Các loại hàng tồn kho trong văn phòng thường là các loại giấy in, bút viết, hộp mực, giấy note, sổ bìa,…  

Xem ngay: Sử Dụng Văn Phòng Phẩm Hiệu Quả Và Top 3 Thương Hiệu Văn Phòng Phẩm Chất Lượng

Cuối cùng, lập thời gian cấp phát định kỳ hoặc các loại văn bản để nếu sử dụng đột xuất sẽ dễ dàng quản lý văn phòng phẩm tồn kho. 

Một số lưu ý khi lên kế hoạch mua văn phòng phẩm

Tìm nhà cung cấp tin cậy

Để đảm bảo quá trình cung ứng văn phòng phẩm được suôn sẻ và tiết kiệm chi phí thì việc chọn đối tác cung cấp là rất quan trọng. Thay vì mỗi lần mua với một nhà cung cấp khác nhau, bạn nên hợp tác lâu dài với một bên để nhận được nhiều ưu đãi và khuyến mãi hơn, đồng thời cũng đảm bảo được chất lượng ổn định của nguồn hàng. 

Một nhà cung cấp văn phòng phẩm tin cậy phải có đủ các yếu tố như: Uy tín trên thị trường, chất lượng cao, giá thành rẻ và giao hàng nhanh chóng.

Đọc kỹ quy định sử dụng văn phòng phẩm

Nếu bạn là một nhân viên mới chưa hiểu rõ văn hóa của công ty thì nên tìm hiểu kỹ quy định sử dụng văn phòng phẩm của doanh nghiệp mình như thế nào để mua hàng cho chính xác. 

Kế hoạch mua văn phòng phẩm dễ dàng 

Kế hoạch mua văn phòng phẩm dễ dàng 

Một số doanh nghiệp thường sử dụng văn phòng phẩm có thể tái chế nhằm tiết kiệm chi phí như: các giấy in lỗi thì được dùng in lại mặt khác để lưu hành nội bộ, các loại dao rọc giấy, bút, bút lông,… có thể thay đổi ruột để tiếp tục sử dụng.

Đặt mua văn phòng phẩm chất lượng cao

Mua và sử dụng văn phòng phẩm chất lượng cao là cách tốt nhất giúp công ty tiết kiệm chi phí bởi chúng sẽ có thể sử dụng lâu dài và an toàn cho sức khỏe người dùng.

Xem ngay: 6 Mẹo Siêu Hiệu Quả Để Cắt Giảm Chi Phí Văn Phòng Phẩm

Ngược lại, không nên tham rẻ mà mua các văn phòng phẩm kém chất lượng, đây chỉ là cái lợi trước mắt. Những đồ này tuy giá rẻ nhưng lại mau hỏng và không an toàn. 

Trên đây là toàn bộ nội dung liên quan đến lập kế hoạch kế hoạch mua văn phòng phẩm đơn giản mà hiệu quả nhất dành cho những nhân viên văn phòng. Hy vọng bài viết này sẽ có ích với bạn. 

Thông Tin Liên Hệ

Thời gian: 08:00 AM – 05.00 PM (T2 – T7)

Số điện thoại: 0346 638 648

Hòm thư: [email protected]

Địa chỉ: 3rd Floor, 47 Bàu Cát, Phường 14, Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.