5 LỖI THIẾT KẾ VĂN PHÒNG PHỔ BIẾN VÀ CÁCH TRÁNH

Thiết kế nội thất văn phòng bên cạnh việc đảm bảo các yếu tố về công năng thẩm mỹ mà còn có nhiều yếu tố khác chi phối. Dưới đây là 5 lỗi phổ biến khi thiết kế văn phòng mà doanh nghiệp cần lưu ý!

Có thể nói tính thẩm mỹ và công năng của văn phòng được đánh giá dựa trên nhiều phương diện khác nhau, đó là sự kết hợp hài hòa giữa màu sắc, nội thất và bố cục sắp xếp nội thất, ứng dụng của những món đồ nội thất đó cho phòng làm việc của doanh nghiệp.

1. 5 lỗi thiết kế văn phòng phổ biến 

Thiết kế văn phòng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến năng suất và tinh thần làm việc của nhân viên. Dưới đây là một số lỗi thiết kế văn phòng phổ biến nhất mà bạn có thể gặp ở nơi làm việc của mình. 

1.1. Chạy theo xu hướng mới nhất

Việc nắm bắt xu hướng là điều mà nhiều công ty triển khai để mang lại không gian làm việc hiện đại và tiện nghi. Tuy nhiên mỗi công ty sẽ có những nhu cầu và mong muốn khác nhau. Bạn không nên chạy theo các xu hướng mới nhất để thiết cho công ty của mình mà thay vào đó thể hãy nghĩ về ngành nghề mình đang kinh doanh để sắp xếp và bố trí xung quanh. 

Bạn có thuyết trình nhiều hay thường xuyên có diễn giả khách mời tại công ty của mình không? Phòng hội nghị hoặc khu vực họp chung của công ty có đáp ứng được những nhu cầu này và giữ an toàn cho nhân viên không ? Khu vực tiếp tân có mở cửa và chào đón du khách không? Khu vực tiếp khách có phải là không gian yên tĩnh, thư giãn để mọi người nghỉ ngơi và thưởng thức bữa trưa không? Đây là một số câu hỏi bạn có thể tự hỏi mình để hiểu rõ hơn về cách thiết kế văn phòng mới phù hợp với yêu cầu kinh doanh cụ thể của công ty.  

1.2. Bỏ qua thiết kế cho một không gian chuyên dụng

Tùy vào những không gian khác nhau mà nên thiết kế sao cho phù hợp. Ví dụ, nếu bạn đặt những chiếc ghế nhỏ và cũ sẽ không phù hợp cho những cuộc họp mang tính xây dựng hay khu vực lễ tân và phòng chờ. 

Việc sắp xếp bàn ghế, tủ kệ không khoa học khiến di chuyển khó khăn và làm việc không thuận tiện. Văn phòng cần được bố trí sao cho hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho sự di chuyển và giao tiếp giữa các nhân viên. Cũng không nên treo dây điện rườm rà tránh làm mất thẩm mỹ cũng như không an toàn đối với nhân viên khi làm việc. Hãy thiết kế không gian làm việc phù hợp với các nhiệm vụ để gia tăng năng suất và hiệu quả công việc.

1.3. Tận dụng ánh sáng tự nhiên

Thiếu ánh sáng tự nhiên hoặc dùng ánh sáng nhân tạo không phù hợp có thể gây mỏi mắt và giảm năng suất. Cần đảm bảo văn phòng có đủ ánh sáng tự nhiên và bố trí đèn chiếu sáng hợp lý để tạo môi trường làm việc thoải mái.

Ánh sáng tự nhiên tại nơi làm việc có thể giúp nhân viên cảm thấy thoải mái, tràn đầy năng lượng dẫn đến tinh thần làm việc tốt hơn. Ánh nắng tự nhiên còn giúp điều chỉnh nhịp sinh học tự nhiên của cơ thể, hay còn gọi là lịch trình ngủ - thức, giúp nhân viên làm việc hiệu quả và cải thiện sức khỏe tinh thần. 

1.4. Bỏ qua âm thanh

Văn phòng mở thường có mức độ tiếng ồn cao do các cuộc trò chuyện, điện thoại reo và tiếng động từ các thiết bị. Tiếng ồn không kiểm soát có thể gây mất tập trung, căng thẳng và giảm hiệu suất làm việc.

Việc không sử dụng vật liệu cách âm như thảm, rèm cửa, vách ngăn cách âm và trần cách âm có thể làm tăng độ vang và tiếng ồn trong văn phòng. Các vật liệu này giúp hấp thụ âm thanh và giảm tiếng ồn hiệu quả.

Thiếu các khu vực yên tĩnh hoặc phòng riêng biệt cho các công việc đòi hỏi sự tập trung cao có thể làm giảm hiệu quả làm việc. Các không gian yên tĩnh cần được thiết kế để nhân viên có thể làm việc mà không bị gián đoạn bởi tiếng ồn xung quanh.

Âm thanh nền như tiếng nhạc nhẹ hoặc âm thanh tự nhiên có thể giúp che giấu tiếng ồn và tạo ra môi trường làm việc dễ chịu hơn. Bỏ qua âm thanh có thể khiến văn phòng trở nên yên tĩnh quá mức, dễ làm nổi bật các tiếng ồn nhỏ và gây mất tập trung.

1.5. Ngăn cản nhân viên tham gia

Ngăn cản nhân viên tham gia vào quá trình thiết kế văn phòng là một lỗi thường gặp có thể dẫn đến nhiều vấn đề trong môi trường làm việc. Vì nhân viên là những người trực tiếp sử dụng không gian làm việc hàng ngày, họ hiểu rõ nhất những nhu cầu cụ thể và vấn đề họ gặp phải. Việc không tham khảo ý kiến của nhân viên có thể dẫn đến thiết kế không phù hợp với nhu cầu thực tế, gây ra sự bất tiện và không thoải mái.

Nhân viên có thể đưa ra những ý tưởng sáng tạo và giải pháp mới mẻ mà các nhà thiết kế hoặc quản lý có thể không nghĩ tới. Bỏ qua ý kiến của họ có thể làm mất đi những cơ hội để cải thiện không gian làm việc theo cách sáng tạo và hiệu quả hơn.

2. Làm thế nào để tránh những lỗi thiết kế này?

2.1. Đừng quá sắp đặt

Đừng quá sắp đặt là một nguyên tắc quan trọng trong thiết kế văn phòng. Việc quá sắp đặt có thể khiến không gian làm việc trở nên cứng nhắc và thiếu linh hoạt, làm giảm sự sáng tạo và động lực của nhân viên. 

Việc thiết kế lại văn phòng là quá trình chứ không phải chuyện một sớm một chiều mà có thể hoàn thiện được. Hãy nên kiên nhẫn khi thực hiện các thay đổi với bố cục và thực hiện từng bước thích hợp để mang lại lợi ích cho tất cả nhân viên. 

2.2. Lên kế hoạch trước

Lên kế hoạch trước là một bước quan trọng để đảm bảo rằng thiết kế văn phòng sẽ hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của nhân viên và tránh các lỗi thiết kế phổ biến. 

Để tránh sự chậm trễ và gián đoạn, hãy lên kế hoạch trước các danh sách những người được ủy quyền đưa ra quyết định cho việc thiết kế mới. Trong những ngày đầu lập kế hoạch, hãy cân nhắc việc tổ chức một cuộc họp với tất cả nhân viên để thu thập ý tưởng và thảo luận về các lựa chọn nội thất văn phòng mới. Nhân viên có thể đưa ra ý kiến ​​​​của mình về ghế, bàn và bàn làm việc mà họ muốn thấy trong văn phòng, điều này giúp quá trình đặt hàng và lắp đặt những sản phẩm này trở nên dễ dàng hơn. 

Quá trình lập kế hoạch trước cho thiết kế văn phòng giúp đảm bảo rằng không gian làm việc sẽ đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp và nhân viên, tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, thoải mái và linh hoạt. 

2.3. Tạo không gian thoải mái

Tạo không gian thoải mái trong văn phòng là yếu tố quan trọng giúp tăng cường năng suất làm việc và sự hài lòng của nhân viên. Ngoài ra, việc tạo đủ không gian xung quanh nội thất và cách bố trí văn phòng sẽ tạo ra một môi trường làm việc tôn trọng nhu cầu riêng tư và tập trung của nhân viên. Sẽ rất khó để tập trung hay đẩy nhanh tiến bộ công việc nếu bạn ngồi ngay cạnh hàng chục người khác nhau trong một căn phòng. Thay vào đó, việc thêm các ngăn riêng vào văn phòng của bạn và các bàn hội nghị có thể giúp phân chia thời gian cho công việc nhóm và công việc cá nhân tốt hơn.

Không chỉ giúp cải thiện năng suất mà việc tạo không gian thoải mái còn tăng cường sự hài lòng và sức khỏe của nhân viên. Bằng cách chú trọng đến các yếu tố như ánh sáng, nội thất, cây xanh và không gian yên tĩnh bạn có thể thiết kế một môi trường làm việc thân thiện, thoải mái và hiệu quả.

2.4. Thiết kế phòng nghỉ ngơi cho nhân viên

Mọi khu vực trong văn phòng đều rất quan trọng và phòng nghỉ ngơi cũng không ngoại lệ. Thiết kế phòng nghỉ ngơi cho nhân viên là một phần tất yếu trong việc tạo ra một môi trường làm việc thoải mái và thúc đẩy năng suất. Nghỉ ngơi sau quá thời gian làm việc sẽ giúp lấy lại tinh thần và thúc đẩy sự sáng tạo của nhân viên. Nhiều văn phòng hiện nay còn bố trí các quầy cà phê, bánh ngọt để nhân viên cảm thấy họ luôn được chăm sóc chu đáo.

Vì phòng nghỉ ngơi là nơi để nạp lại năng lượng nên phòng này nên được bố trí cách xa khu vực làm việc để tạo cảm giác tách biệt. Phòng nghỉ ngơi sẽ là nơi giúp nhân viên thư giãn và tái tạo năng lượng, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc và tinh thần đồng đội. Bằng cách thiết kế một không gian nghỉ ngơi thoải mái, an toàn và tiện nghi, doanh nghiệp có thể tạo ra một môi trường làm việc thân thiện và hiệu quả hơn.

Kết luận

Trong quá trình triển khai việc thiết kế và cải tạo lại văn phòng chắc chắn sẽ gặp không ít những khó khăn. Để giảm thiểu những sai phạm đó, OFFICE SOLUTIONS mong muốn sẽ mang đến cho các doanh nghiệp của bạn những thông tin hữu ích trong việc phòng tránh những lỗi về thiết kế nội thất văn phòng, giúp doanh nghiệp có một không gian làm việc thật thoải mái, tiện nghi, thúc đẩy tinh thần làm việc để “chiến đấu hết mình”.

Nếu bạn vẫn cảm thấy khó khăn trong việc tự lên ý tưởng thiết kế và thi công setup văn phòng? Liên hệ ngay Office Solution Group - Đơn vị cung cấp Giải pháp văn phòng tổng thể qua hotline: 0346 638 648 hoặc để lại thông tin, đội ngũ tư vấn của OSG sẽ liên hệ lại và đưa ra giải pháp phù hợp cho bạn nha!