8 giải pháp hữu hiệu giúp tiết kiệm giấy trong văn phòng

Tiết kiệm giấy là 1 trong những ưu tiên hàng đầu của các công ty, văn phòng. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp. Mà còn góp phần giảm thiểu sự lãng phí giấy, bảo vệ môi trường hiệu quả hơn. Trong bài viết dưới đây, Office Solutions sẽ chia sẻ đến các bạn 8 giải pháp hữu hiệu giúp tiết kiệm giấy cho văn phòng. Cùng theo dõi ngay nhé.

In hai mặt để tiết kiệm giấy

Cách này sẽ giúp cho công ty bạn tiết kiệm đến 50% chi phí giấy so với bình thường đấy.

Và để việc in ấn, photocopy trở nên dễ dàng hơn, bạn có thể mua các loại thiết bị đời mới. Chúng được trang bị khay nạp tự động và bộ đảo 2 mặt. Rất thuận tiện để bạn có thể sử dụng và thao tác. Chỉ cần để tài liệu gốc vào ấn chọn chức năng là xong. 

In 2 mặt giúp cho công ty bạn tiết kiệm đến 50% chi phí giấy so với bình thường.

Luôn đọc thử và xem trước

Nếu bạn chọn in các thông báo của công ty thay vì lưu hành chúng dưới dạng kỹ thuật số. Hãy cân nhắc đăng một bản tin được đặt ở trung tâm thay vì in nhiều bản sao. Những khu vực có nhiều người lui tới. Chẳng hạn như phòng ăn trưa của công ty hoặc bên tủ nước. 

Ngoài ra, nếu bạn đang có kế hoạch in một tài liệu dài. Đảm bảo rằng bạn luôn đọc lại nó trước khi in. Nếu không, khi in xong, bạn nhận ra có lỗi chính tả trong đó, bạn sẽ cần phải in lại, điều này sẽ lãng phí rất nhiều giấy. Việc in tài liệu hai lần vì sai sót rất tốn giấy và ảnh hưởng lớn đến môi trường.

Không in thừa

Đây là điều mà rất nhiều người mắc phải. Hãy nhớ, không in tài liệu mà bạn không thực sự cần. 

Hãy nhớ, không in tài liệu mà bạn không thực sự cần.

Lưu trữ tệp kỹ thuật số

Nếu bạn có nhiều tủ đựng hồ sơ đầy ắp tài liệu, thì đã đến lúc cân nhắc lưu các tệp dưới dạng kỹ thuật số. Lưu tài liệu của bạn vào máy chủ hoặc hệ thống dựa trên điện toán đám mây không chỉ là một giải pháp tuyệt vời, thân thiện với môi trường. Mà còn có thể cải thiện năng suất văn phòng và tiết kiệm chi phí lưu trữ.

Từ sổ tay nhân viên đến các chính sách của công ty,...Lưu trữ tài liệu trực tuyến cho phép nhân viên truy cập chúng dễ dàng khi cần. 

Chưa kể, một hệ thống kỹ thuật số có tổ chức sẽ đảm bảo rằng các tệp được lưu trữ tốt hơn, bảo mật cao hơn. 

Chuyển sang báo cáo điện tử

Thay vì những cuốn báo cáo giấy dài mấy chục trang, bạn có thể chuyển sang 1 báo cáo điện tử. 

Cho dù được gửi dưới dạng Google Tài liệu, bảng tính hay PDF, bạn cũng có thể dễ dàng truy xuất các báo cáo này. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm giấy. Mà còn tiết kiệm thời gian khi bạn cần tham khảo báo cáo của tháng trước.

Thay vì những cuốn báo cáo giấy dài mấy chục trang, bạn có thể chuyển sang 1 báo cáo điện tử.

Sử dụng giấy nháp để ghi chú

Theo công ty Restore Datashred có trụ sở tại Vương quốc Anh, nhân viên văn phòng trung bình sử dụng 10.000 tờ giấy sao chép mỗi năm. 6.800 trong số 10.000 tờ đó sau đó được ném vào thùng rác.

Nếu bạn có giấy chưa được in trên cả hai mặt, hãy cân nhắc sử dụng mặt trống để ghi lại ghi chú hoặc vạch ra ý tưởng. 

Mua giấy tái chế

Giấy in có nhiều độ dày khác nhau. Thường dao động từ 60 gam trên mét vuông (gsm) đến 100 gsm. Những tờ giấy có trọng lượng nặng hơn sử dụng nhiều sợi hơn đáng kể trên mỗi tấm và thường đắt hơn. 

Do đó, hãy chọn giấy mỏng hơn (như loại 60–70 gsm). Chúng sẽ không thay đổi hiệu suất in. Nhưng vẫn có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí, góp phần bảo vệ môi trường.

Bên cạnh đó, hãy cân nhắc mua giấy làm từ cây gai dầu, bông hữu cơ,...Tìm nguồn cung cấp giấy từ các con đường thay thế, sẽ có ít cây phải bị đốn hạ để sản xuất giấy mới hơn.

Hãy cân nhắc mua giấy làm từ cây gai dầu, bông hữu cơ,...

Luôn tái chế

Nếu bạn chưa có, hãy mua một thùng rác tái chế trong văn phòng của bạn. Điều này nên được sử dụng bởi tất cả các nhân viên, những người có bất kỳ giấy tờ nào họ muốn vứt bỏ mà họ không thể sử dụng lại. Sau đó, nó sẽ được thu thập và tái chế đúng cách. 

Trên đây là 8 giải pháp giúp bạn tiết kiệm giấy trong văn phòng hiệu quả nhất. Hãy áp dụng ngay nhé. Đảm bảo sau 1 thời gian, bạn sẽ nhận thấy chi phí đầu tư mua giấy sẽ được cắt giảm đáng kể đấy.

Xem thêm: 6 mẹo siêu hiệu quả để cắt giảm chi phí văn phòng phẩm