KINH NGHIỆM SETUP VĂN PHÒNG ĐẸP

Đặt ra mức ngân sách nhất định cho không gian văn phòng

Việc chi ra một số tiền lớn cho không gian văn phòng có thể ảnh hưởng nhiều tới hoạt động của công ty và trở thành “gánh nặng tài chính” mỗi tháng. Vì thế hãy cân nhắc mức ngân sách hợp lý.

Bên cạnh việc đặt ra mức ngân sách phù hợp, khi chọn văn phòng bạn cũng nên xem xét thật kỹ giá thuê. Liệu giá thuê đó có phù hợp hay không? Khá nhiều khách hàng thường nhầm lẫn về tổng chi phí của văn phòng chỉ tính bằng giá thuê. Thực tế còn hàng loạt những chi phí khác. Vì thế, đừng quên xem xét mọi chi phí ẩn đi cùng với không gian làm việc. Đó có thể là phí đỗ xe, phí dịch vụ, phí bảo trì, phí internet…hay bất kỳ hóa đơn thanh toán nào. Ngoài ra kỳ hạn thanh toán càng xa càng tốt để bạn có thể dễ dàng xoay vòng vốn.

Từng khoản chi phí cần được liệt kê chi tiết theo hạng mục như

+ Chi phí thuê văn phòng

+ Chi phí mua mới nội thất

+ Chi phí thi công các hạng mục XDCB (Sơn tường, dựng vách thạch cao, treo rèm cửa sổ, thảm trải sàn, decal dán kính,...)

+ Chi phí thi công hạng mục Điện, Mạng Internet, Máy lạnh, Camera, Máy chấm công ...

+ Chi phí vệ sinh công nghiệp sau khi hoàn thiện - đưa vào sử dụng

+ Chi phí chuyển dọn văn phòng (di dời toàn bộ bàn ghế, máy tính, tài liệu,... từ văn phòng cũ chuyển sang văn phòng mới), nếu bạn mở mới khởi nghiệp thì không có khoản này.

Xây dựng phần dự toán phát sinh : cho chi tiết tất cả các hạng mục chi phí phía trên - dự kiến mức tối đa (nếu được)

Cân đối tất cả các hạng mục theo mức độ cần thiết, thứ tự ưu tiên nhất (ví dụ mới khởi nghiệp thì bạn chỉ cần các hạng mục cơ bản nhất để có thể hoạt động như:

- Máy vi tính, máy in, scan + Photo

- Bàn làm việc, ghế văn phòng, tủ tài liệu

- Setup ổ điện, mạng, wifi, kết nối

- Mua các vật dụng theo mức độ cần thiết nhất

Tóm lại việc Xác định mức chi phí đầu tư như là lập dự toán cho việc mở mới văn phòng (Công ty Khởi Nghiệp) hoặc mở mới văn phòng lớn hơn (Công ty định hướng phát triển cần tăng quy mô). Mức độ cần thiết luôn phụ thuộc vào từng thời điểm đầu tư.

Phù hợp với văn hóa công ty

Không gian văn phòng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động phát triển tương lai. Một doanh nghiệp chắc chắn sẽ đi một chặng đường dài về mặt trau dồi văn hóa công ty cũng như gắn liền với hình ảnh doanh nghiệp, khẳng định hình ảnh trong mắt khách hàng.

Chính vì vậy, hãy nhớ rằng văn phòng của bạn nên có không gian cần thiết để tiếp khách, nghỉ ngơi và tổ chức mọi hoạt động nhóm, đồng thời tạo ấn tượng tích cực lâu dài với bất kỳ khách hàng nào ghé thăm.

Hình thức có thể không phải là tất cả, nhưng trong thế giới kinh doanh, nó thể hiện được rất nhiều điều, đặc biệt là thương hiệu.

Xác định nhu cầu  thực tế văn phòng

Cần liệu kê chi tiết các tiêu chí như:

+ Diện tích văn phòng

+ Lĩnh vực hoạt động/ làm việc cần làm việc nhóm (teamwork)

+ Đặc thù công việc sẽ sử dụng Desktop hay Laptop

Xác định tông màu chủ đạo cho văn phòng

Bạn có định hướng văn phòng mở, văn kính làm việc riêng biệt hay kiểu bố trí văn phòng hiện đại. Hầu hết màu chủ đạo trong môi trường văn phòng thường theo tông sáng, một số đơn vị lại theo lối nhìn hiện đại, huyền ảo, Tông logo chủ đạo cho văn phòng

Cũng có thể dựa trên hướng tông nền chủ đạo để anh chị Decor nhẹ một tí sẽ làm cho cả không gian văn phòng nhìn hiện đại và cá tính, đặc biệt là phong cách rất riêng.

Xác định tiêu chí lựa chọn cho các vật dụng mong muốn

Ví dụ: Bàn làm việc : Bạn sẽ cần sử dụng Bàn làm việc đơn, bàn làm việc nhóm, hay cụm bàn làm việc.

Ghế xoay thì nên sử dụng ghế xoay lưới hay ghế xoay nỉ

Tủ tài liệu thì sẽ sử dụng Tủ tài liệu cao, tủ tài liệu trung, hay tủ tài liệu thấp

Đèn trang trí, tranh treo tường

Vách ngăn văn phòng

Xác định vị trí bố trí sắp xếp các vật dụng như bàn ghế tủ,...

Vị trí bố trí cho từng nhóm tương tác công việc như Bàn giám đốc, bàn ghế trưởng phòng, bàn ghế leader, bàn ghế nhân viên, bàn làm việc nhóm, cụm bàn làm việc,...bạn có thể triển khai và đưa ra yêu cầu dựa trên ý tưởng mong muốn và nhờ đơn vị tư vấn thiết kế thực hiện thay cho bạn.

Office Solutions (OS) vinh dự được chia sẻ thông tin và hỗ trợ khảo sát, lắng nghe ý tưởng, lên bản vẽ bố trí, bản vẽ thiết kế, sản xuất, lắp đặt hoàn thiện văn phòng cho Quý Anh Chị.