KINH NGHIỆM SETUP VĂN PHÒNG

Để lựa chọn địa điểm văn phòng phù hợp, bạn cần phải hình dung cụ thể về những điều mà doanh nghiệp có được trong tương lai, như về lâu dài công ty có thể mở rộng quy mô với diện tích văn phòng hiện tại? Chi phí mặt bằng có phù hợp khả năng tài chính của công ty?

Bạn cần xây dựng kế hoạch chi tiết, bạn chưa có kinh nghiệm mở hay thuê văn phòng, Boss giao cho bạn xây dựng kế hoạch cần phải làm những gì với văn phòng mới. Office Solutions (OS) hân hạnh chia sẻ kinh nghiệm để bạn xây dựng kế hoạch setup văn phòng mới như sau: Khi xây dựng kế hoạch cho văn phòng mới, có rất nhiều  yếu tố cầu bạn phải có chút kinh nghiệm, để khi xây dựng, setup văn phòng, lên kế hoạch mọi thứ được chi tiết hơn, đúng như mong muốn hoặc đúng sát nhất với ý đồ của Boss giao, vậy chi tiết kế hoạch văn phòng mới bạn cần phải có cơ bản đầy đủ những nội dung gì ? các nào quan trọng không thể thiếu,…

Phù hợp với nhu cầu sử dụng

Văn phòng không chỉ là nơi đáp ứng những nhu cầu của doanh nghiệp bạn, nó còn là nơi mà khách hàng thường xuyên lui tới. Vì thế, không gian bên trong văn phòng còn phải phù hợp với các đối tác mà công ty bạn hay tiếp đón nữa.

Nếu đối tác của doanh nghiệp là những người trẻ tuổi, một không gian văn phòng rộng rãi với tràn ngập cây xanh tỏ ra là môi trường thích hợp để lựa chọn

Với đối tượng khách hàng lớn tuổi hơn, một văn phòng tọa lạc trong các nhà cao ốc tại trung tâm thành phố lại là không gian lý tưởng và phù hợp hơn.

Vị trí phù hợp

Văn phòng của doanh nghiệp bạn phải tọa lạc ở một địa điểm mà nhân viên, khách hàng, hay đối tác dễ dàng lui tới và làm việc. Đó là không gian xung quanh những khu phố thông thoáng, không tắc đường và ô nhiễm không khí. Đó phải là nơi có đủ không gian đỗ xe cho tất cả mọi người.

Tất nhiên, càng đắc địa, chi phí mặt bằng càng đắt đỏ. Nhưng chắc chắn sẽ góp phần giúp doanh nghiệp bạn có thể tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng và nhân viên của mình.

Chi phí thuê văn phòng hợp lý vừa túi tiền

Tất nhiên, chi phí thuê văn phòng là một trong những điều kiện tiên quyết để quyết định xem bạn có lựa chọn địa điểm đó là nơi gắn bó lâu dài cho doanh nghiệp. Điều này phụ thuộc nhiều vào vị trí văn phòng, diện tích mặt bằng, các tiện ích trong văn phòng (lễ tân, thang máy,…) và nhiều khía cạnh khác.

Bạn nên cân bằng giữa những lợi ích mà mình đạt được và phí thuê văn phòng để có thể đưa ra lựa chọn đúng đắn nhất.

Vấn đề an ninh

Đội ngũ an ninh thường xuyên túc trực, khu lễ tân phục vụ liên tục trong 8 tiếng làm việc, bãi đỗ xe an toàn và văn minh là một trong những khía cạnh quan trọng quyết định sự lựa chọn của các doanh nghiệp trong việc gắn bó lâu dài với các tòa văn phòng.

Thông thường, khi khảo sát địa điểm cho thuê, bạn không mấy khi để ý tới những vấn đề kể trên. Mọi phát sinh chỉ xuất hiện sau từ 1 tới 2 tháng bạn làm việc tại địa điểm văn phòng mới.

Vì vậy, trước khi ký hợp đồng, bạn đừng quên xem xét thật kỹ các vấn đề về an ninh tòa nhà để không phải hối hận khi đưa ra lựa chọn cuối cùng.

Cơ sở vật chất và tiện ích xung quanh

Nhân viên của bạn muốn làm việc ở khu vực mà xung quanh có nhiều hàng quán để ăn trưa hay làm việc ở nơi hẻo lánh, ít các tiện ích xung quanh? Câu trả lời chắc bạn cũng nắm rõ.

Ngoài ra, những vấn đề liên quan tới cơ sở vật chất, trang thiết bị cũng là những khía cạnh mà người chủ doanh nghiệp cần lưu tâm khi đặt vị trí trụ sở văn phòng về lâu về dài.

Chẳng hạn như: Chủ tòa nhà phải cung cấp điện, nước ổn định; đường truyền Internet phải nhanh; hệ thống thang máy phải đồng bộ và có hệ thống điều khiển tổng;…

Hình ảnh của công ty

Rõ ràng, việc lựa chọn địa điểm văn phòng phù hợp cũng giúp hình ảnh của doanh nghiệp bạn được nâng tầm lên trong mắt của đối tác, của công chúng.

Nếu doanh nghiệp bạn hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, không gian văn phòng phải rộng lớn với nhiều cây xanh.

Hy vọng những thông tin trên đã đem lại cho bạn những gợi ý hữu ích trong việc lựa chọn văn phòng phù hợp với doanh nghiệp của mình. Liên hệ Office Solutions (OS) để được tư vấn chi tiết hơn.