Làm thế nào để có kế hoạch chuyển văn phòng hoàn hảo?

Để việc chuyển văn phòng được diễn ra suôn sẻ, cần phải có 1 bản kế hoạch rõ ràng, chi tiết trong từng khâu. Tuy nhiên, vừa bận rộn với việc vận hành công ty, vừa lo toan công việc di dời văn phòng khiến cho đa số chúng ta không thể lo liệu chu toàn. Nếu bạn cũng đang chưa định hướng được các việc cần làm và các bước thực hiện cụ thể ra sao thì tham khảo bài viết này của Office Solutions nhé.

Lập kế hoạch dự án

Ngay khi có quyết định di dời văn phòng, bạn nên bắt đầu lập một kế hoạch chi tiết. Kế hoạch này sẽ bao gồm các phần:

• Phác thảo sơ bộ những công việc cần làm.
• Phân công người đứng đầu, chỉ đạo cho việc chuyển văn phòng.
• Phân công những người chịu trách nhiệm chính cho từng đầu việc.
• Đưa ra thời hạn hoàn thành cho từng công việc.

Quyết định người phụ trách

Chỉ định một người làm nhiệm vụ “đầu tàu”. Điều phối các công việc. Người này sẽ chịu trách nhiệm giám sát mọi việc liên quan đến di chuyển văn phòng.

Bạn nên chọn những người có tố chất lãnh đạo và có kỹ năng tổ chức sắp xếp tốt. Người này có quyền đại diện cho công ty bạn và khả năng ra quyết định mạnh mẽ để dễ dàng quản lý, phân chia mọi thứ thích hợp.

Thành lập 1 nhóm phụ trách

Bên cạnh người điều phối tại văn phòng, bạn cần cử ra 1 nhóm phụ trách di chuyển để có sự hợp tác chặt chẽ các khâu. Đảm bảo không có gì bị bỏ sót. Dưới sự hướng dẫn của điều phối, nhóm này sẽ đảm nhiệm các công việc:

• Liệt kê các nhiệm vụ di chuyển.
• Sắp xếp trình tự của chúng.
• Phân công trách nhiệm.
• Xác định thời gian mục tiêu.

Những người thuộc nhóm phụ trách nên là những người có kiến thức, kinh nghiệm về luồng công việc. Cũng như hiểu rõ trách nhiệm của các nhân viên, phòng ban khác nhau,...

Đối với các thiết bị công nghệ, hãy chọn nhân viên có chuyên môn để đảm bảo tất cả hệ thống máy tính, điện tử,...đều được đóng gói đúng cách.

Để đảm bảo kế hoạch diễn ra đúng tiến độ, nhóm này cũng nên thường xuyên tổ chức các cuộc họp định kỳ.

Thiết lập thời gian biểu 

Đầu tiên, bạn cần tìm hiểu thời điểm hợp đồng thuê hiện tại chấm dứt. Rồi mới chọn ngày di chuyển thích hợp. Sau khi chọn được ngày, bạn có thể bắt đầu tạo một thời gian biểu cụ thể.

Bạn cũng nên thông báo cho toàn bộ nhân viên về việc di chuyển địa điểm càng sớm càng tốt. Nhất là đối với việc chuyển đến nơi cách xa vị trí hiện tại. Đồng thời, đừng quên khuyến khích mọi người thường xuyên cập nhật thông tin trong quá trình chuyển dời.

Xác định ngân sách

Ngân sách này sẽ phụ thuộc vào diện tích văn phòng, những dịch vụ bạn thuê, những vật dụng, đồ dùng bạn mua. Ngoài ra, bạn cũng cần dự trù thêm 1 khoản phát sinh để đề phòng trường hợp các món đồ bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Hoặc không phù hợp với văn phòng mới.

Tìm thuê địa điểm văn phòng mới

Một yêu cầu thuê thường bao gồm các tiêu chí:

• Vị trí, diện tích, ngân sách tiền thuê, giá thuê, thời gian thuê.
• Đặc điểm vị trí thuê: Giao thông, chỗ đỗ xe, mức độ hoàn thiện, hệ thống điều hòa thông gió, thông tin liên lạc, thang máy, phòng cháy chữa cháy, chất lượng dịch vụ.
• Các mốc thời gian: Muộn nhất phải dời vị trí hiện tại, khởi công làm nội thất, nhập trạch, bắt đầu hoạt động ở địa điểm mới.
• Các yêu cầu khác: Phong thủy, tiện ích xung quanh, thương hiệu tòa nhà,...

Các tiêu chí càng chi tiết thì càng giúp cho quá trình tìm kiếm, lựa chọn văn phòng thuận lợi, dễ dàng.

Lên kế hoạch cho văn phòng mới

Hãy tính đến những thứ như số lượng nhân viên, số lượng thiết bị, phương tiện di chuyển,...

Bạn cùng cần phải làm việc với các đơn vị thi công thiết kế văn phòng để có sơ đồ vị trí nội thất, phong cách thương hiệu, hệ thống thiết bị,...

Di chuyển đến văn phòng mới cũng là cơ hội tuyệt vời để bạn cải thiện các vấn đề tồn tại ở không gian cũ.

Sau khi có kế hoạch bố trí sàn, hãy cung cấp bản sao cho các bộ phận liên quan, các đơn vị dịch vụ,...

Xem thêm: Dịch vụ decor văn phòng trọn gói của Office Solutions

Kiểm kê đồ đạc và thiết bị hiện có

Hãy xem xét và cân nhắc những món đồ giữ lại hoặc cần loại bỏ. Nó sẽ giúp cho quá trình di chuyển diễn ra nhanh hơn, tiết kiệm hơn.

Trao đổi với mọi người và các đơn vị cung cấp

Bạn nên tham khảo thông tin tối thiểu là 3 đơn vị thi công, cung cấp dịch vụ để đảm bảo chọn được đối tác tốt nhất.

Thêm vào đó, hãy nhớ cung cấp cho nhân viên giải pháp có thể làm cho việc chuyển đổi trở nên ít căng thẳng hơn đối với họ.

Thông báo đến các đối tác, khách hàng hiện tại

Thông báo đến tất cả mọi đối tác, khách hàng,...về thời gian công ty bạn chuyển đến địa điểm mới là công việc bắt buộc bạn phải làm. Hãy gửi mail đến cho họ và thông báo trên các phương tiện thông tin như: Website, Fanpage,...

Một kế hoạch hoàn hảo sẽ giúp cho việc chuyển văn phòng được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả. Đồng thời, đảm bảo các công việc của công ty vẫn vận hành năng suất. Với những gì được chia sẻ phía trên, hy vọng sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình di dời, chuyển dọn văn phòng đến địa điểm mới. Chúc mọi việc của các bạn sẽ diễn ra thuận lợi.