NHỮNG SAI LẦM THƯỜNG MẮC PHẢI KHI THUÊ VĂN PHÒNG

1. Không xác định hay đặt ra được tiêu chí thuê văn phòng cụ thể

Trước khi tìm thuê văn phòng, bạn cần phải xác định nhu cầu sử dụng rõ ràng để tìm được văn phòng phù hợp nhất. Tiêu chí này phải dựa trên khả năng chi trả, số lượng nhân sự, khả năng phát triển kinh doanh, số lượng khách hàng, đối tác…

Khi vạch ra các tiêu chí này rõ ràng, bạn sẽ xác định được văn phòng cần thuê sẽ có diện tích bao nhiêu, ở khu vực nào, và chi phí bao nhiêu là hợp lý để hạn chế lãng phí và sử dụng có hiệu quả nhất.

Tâm lý chung của rất nhiều doanh doanh nghiệp khi thuê văn phòng là đều mong muốn chọn được một văn phòng hiện đại, tiện nghi nhất tại khu vực trung tâm, thế nhưng có thực tế rằng không phải ngân sách của công ty nào cũng có thể đáp ứng được. Tâm lý này là do hệ quả của quá trình xem xét lâu kéo dài thời gian lựa chọn văn phòng, và thậm chí sẽ cố một chút nhưng thực tế cố một chút đồng nghĩa với việc phải tăng thêm gánh nặng về tài chính hàng tháng, nhất là với những doanh nghiệp thuê lâu dài. Đó là lý do sau khi thuê phòng, doanh nghiệp bị lãng phí một mức đáng kể, và tuổi thọ thuê văn phòng không kéo dài.

2. Dự trù quy mô nhân viên trong tương lai không chính xác

Khi bắt đầu thuê văn phòng, doanh nghiệp chỉ quan tâm tới số lượng nhân viên hiện tại mà không có sự dự trù cho số lượng nhân viên trong tương lai.

Việc vận chuyển làm văn phòng, lắp đặt trang thiết bị, bàn ghế, tủ kệ… rất tốn chi phí và thường những chi phí này sẽ bị hao hụt sau thời gian sử dụng. Vì vậy việc doanh nghiệp cần dự trù quy mô của nhân viên trong những năm tới để tính toán diện tích thuê phù hợp là điều vô cùng cần thiết và có kế hoạch tăng giảm nhân sự trong vòng hợp đồng đồng thuê khoảng 3 – 5 năm trước khi bắt đầu thuê phòng để tránh các rủi ro về sau. Bởi không ít doanh nghiệp gặp tình trạng bị đền bù do chấm dứt hợp đồng sớm do không đủ chỗ cho nhân viên làm việc.

3. Chuyển tiền đặt cọc khi chưa xem xét và đàm phán về hợp đồng

Thông thường trong quá trình thuê phòng, bên cho thuê sẽ yêu cầu chuyển một khoản phí trước để giữ chỗ, mức phí này tương đương 1-2 tháng tiền thuê.

Trước khi chuyển tiền đặt cọc, bạn sẽ được gửi một thư mời thuê và thư này sẽ chứa nhiều thông tin liên quan đến quá trình thuê phòng.

Bạn cần phải xem xét thật kỹ các tiêu chí, thông tin trong thư mời thuê và thương lượng những vấn đề cần thiết với chủ thuê trước khi chuyển tiền đặt cọc. Bởi nếu chuyển tiền đặt cọc mà chưa đàm phán, các ý kiến sau này của bạn sẽ bị suy giảm hiệu lực.

4. Không hiểu rõ các loại chi phí khi thuê văn phòng

Chúng ta thường có suy nghĩ tiền thuê văn phòng bao gồm tất cả chi phí. Tuy nhiên, đây là một hiểu lầm của người thuê văn phòng và dẫn đến hệ quả khá lớn đó là tính toán sai ngân sách thuê. Giá thuê thực chất chỉ là một phần chi phí trong tổng chi phí của khách hàng phải chi trả, ngoài ra còn rất nhiều chi phí ẩn khác để một văn phòng có thể vận hành.

Trong quá trình làm việc, doanh nghiệp còn phải chịu rất nhiều các chi phí khác như dịch vụ bảo vệ, lễ tân, chi phí điện nước, chi phí làm việc ngoài giờ, chi phí sử dụng hành lang, ban công…

Để có sự chuẩn bị hợp lí, doanh nghiệp cần phải có sự tìm hiểu và thương lượng rõ ràng về các chi phí này với chủ thuê trước khi bắt đầu thuê.

5. Thiếu sự quan tâm đến nhân viên

Nhiều doanh nghiệp chỉ chăm chăm quan tâm đến lợi ích tối đa của doanh nghiệp, vị trí địa lý để tạo hình ảnh khi thuê phòng, mà không có sự quan tâm đúng mức đến nhu cầu của nhân viên, người tạo ra giá trị của doanh nghiệp.

Để thu hút nhân tài, tạo sự gắn bó lâu dài, khi thuê phòng, doanh nghiệp cũng cần phải quan tâm và đảm bảo các yếu tố sau:

Khoảng cách giữa vị trí văn phòng với nhà nhân viên không quá xa.

Không gian làm việc thoáng đãng, hạn chế tiếng ồn, ánh sáng mặt trời…

Các phòng làm việc được bố trí hợp lý, tiện trao đổi nội bộ…

Có các cửa hàng ăn trưa xung quanh…

6. Không đo lại diện tích

Bạn cần phải biết rằng diện tích mà toàn nhà đưa ra cho bạn sẽ không chính xác 100%, vì thế hãy đo lại diện tích nếu có thể để có sự tính toán, sắp xếp hợp lí nhất.

Sự chênh lệch về diện tích làm tăng chi phí một tháng không lớn nhưng trong toàn bộ thời hạn của hợp đồng 3 – 5 năm là con số đáng kể..

7. Tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế thi công nội thất quá trễ

Ngay sau khi hoàn tất thủ tục thuê phòng, bạn nên tìm kiếm và lựa chọn đơn vị thiết kế và thi công nội thất ngay để có đủ thời gian trang trí, chuẩn bị cho văn phòng cũng như có nhiều khả năng chọn được các dịch vụ với giá thành hợp lý.

Việc lựa chọn các dịch vụ này quá trễ sẽ khiến bạn mất đi thế chủ động và phải gấp rút chuẩn bị, khiến việc thiết kế có thể không hoàn hảo như bạn mong muốn.

Hy vọng những thông tin trên đã đem lại cho bạn những gợi ý hữu ích trong việc lựa chọn văn phòng phù hợp với doanh nghiệp của mình. Liên hệ Office Solutions (OS) để được tư vấn chi tiết hơn.