5 việc cần làm khi chuyển văn phòng

Để quá trình chuyển văn phòng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi, đây là 5 việc nhất định bạn cần lưu ý.

Lập kế hoạch

Để mọi thứ diễn ra thuận lợi nhất, sau khi đã quyết định được địa điểm văn phòng mới, bạn cần chuẩn bị càng chi tiết càng tốt. Hãy lập một kế hoạch bao gồm tất cả những công việc cần làm và phân công người phụ trách. Đồng thời lường trước khó khăn và lên phương án dự phòng để kịp thời xử lý nếu phát sinh vấn đề.

Khi lên danh sách các việc cần làm thì đây là những nội dung nhất định phải có:

• Decor văn phòng mới.
• Thiết kế và trang trí nội thất.
• Bổ sung hoặc thay thế trang thiết bị văn phòng, hệ thống máy tính.
• Thiết lập lại mạng nội bộ, cơ sở dữ liệu.
• Thay đổi thông tin trên mọi giấy tờ, biểu mẫu.
• Thay đổi đăng ký kinh doanh (nếu cần).

Xem ngay: Dịch vụ văn phòng trọn gói của Office Solutions

Chuẩn bị ngân sách 

Sau khi đã có kế hoạch, hãy xác định ngân sách cần thiết. Ngoài những chi phí cần có, bạn cũng cần chuẩn bị thêm một khoản phát sinh để đề phòng.

Chi phí chuyển văn phòng sẽ phụ thuộc các yếu tố:

Số lượng hàng hóa, vật dụng cần vận chuyển.

Loại xe vận chuyển.

Khoảng cách di chuyển.

Các loại phí khác: BOT, gửi xe,...

Hiện nay, có rất nhiều công ty, đơn vị chuyên doanh dịch vụ văn phòng trọn gói từ việc chuyển dọn đến cung cấp thiết bị, trang trí nội thất...bạn có thể liên hệ và tham khảo để dự trù chi phí tốt hơn nhé.

Xác định thời gian chuyển văn phòng

Xác định thời gian chuyển văn phòng càng sớm thì bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để chuẩn bị chu toàn mọi thứ.

Cuối tuần là khoảng thời gian thích hợp nhất, nó sẽ không ảnh hưởng nhiều đến công việc của bạn cũng như nhân viên.

Nếu chọn chuyển vào những ngày thường thì bạn cần sắp xếp, tính toán cẩn thận sao cho không ảnh hưởng đến sự hoạt động của các bộ phận, phòng ban. 

Chuẩn bị và sắp xếp vật dụng

Để tiết kiệm thời gian dọn, chuyển văn phòng bạn nên chuẩn bị một số vật dụng như: hộp, thùng đựng, băng keo,...Mặc dù hiện nay các công ty dịch vụ chuyển nhà, văn phòng đều có hỗ trợ, nhưng tốt nhất bạn vẫn nên chủ động. Nếu không thì nên liên hệ để lấy trước, sau đó phân phát lại cho từng nhân viên, phòng ban. Để tránh nhầm lẫn khi vận chuyển, hãy để từng cá nhân tự sắp xếp đồ dùng của họ. Và nhớ đừng quên chuẩn bị mút xốp, màng bong bóng để giúp mọi đồ vật tránh bị va đập.

Hoàn trả mặt bằng, thanh lý hợp đồng thuê cũ

Hãy nhớ thông báo với chủ mặt bằng về việc hoàn trả trước và sau khi chuyển đi. Đồng thời khi thanh lý hợp đồng thuê cần có xác nhận đầy đủ của 2 bên để tránh các rắc rối pháp lý sau này.

Việc chuyển dọn văn phòng đến địa điểm mới có rất nhiều việc cần phải làm. Tuy nhiên, nếu bạn chuẩn bị tốt thì mọi việc chắc chắn sẽ diễn ra dễ dàng, thuận lợi.

Xem thêm: Những sai lầm thường mắc phải khi thuê văn phòng