Cách chọn máy chấm công phù hợp cho doanh nghiệp

Chấm công là 1 hoạt động không thể thiếu đối với bất kỳ cơ quan, doanh nghiệp nào. Hiện nay, trên thị trường, máy chấm công có rất nhiều mẫu mã, chủng loại. Vậy làm thế nào để chọn được 1 sản phẩm phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp và tiết kiệm tối đa ngân sách đầu tư đây? Hãy cùng tham khảo bài viết này của Office Solutions để tìm lời giải đáp nhé.

Máy chấm công là thiết bị không thể thiếu đối với đa số các công ty, doanh nghiệp.

Ưu điểm của máy chấm công

So với các loại sổ chấm công thông thường, thì máy chấm công có những ưu điểm sau:

- Rút ngắn thời gian chấm công.

- Đảm bảo sự khách quan, chính xác.

- Nâng cao ý thức, tinh thần kỷ luật của tập thể nhân viên.

- Góp phần gia tăng năng suất làm việc.

Vì những lợi ích trên mà ngày nay, hầu hết các công ty đều lựa chọn máy chấm công để thay thế cho phương pháp chấm công truyền thống.

Những loại máy chấm công phổ biến hiện nay

Tuy thị trường máy chấm công rất phong phú. Nhưng cách phân loại chúng lại rất đơn giản. Bao gồm: 

Máy chấm công cơ học

Đối với loại máy này, người chấm công sẽ đưa thẻ giấy vào máy. Thời gian vào, ra ca làm việc sẽ được in trực tiếp lên thẻ giấy đó. Việc tổng hợp dữ liệu chấm công thường được thủ công trước. Rồi mới có thể nhờ tới sự trợ giúp của phần mềm tính lương để xử lý các dữ liệu này.

Mặc dù chi phí đầu tư khá rẻ. Nhưng sẽ phải phát sinh chi phí mua thẻ giấy, mực in. Và có thể xảy ra tình trạng chấm công hộ.

Máy chấm công thẻ giấy có chi phí khá rẻ.

Xem thêm: Cách chọn mua máy hủy tài liệu bền và tốt nhất hiện nay

Máy chấm công điện tử

Với loại máy này, ID nhân viên và dấu hiệu nhận diện nhân viên được lưu trước vào bộ nhớ máy. Khi người chấm công thành công trong việc xác thực danh tính, thời gian ra vào ca mỗi ngày sẽ được lưu trực tiếp vào bộ nhớ của máy. Các dữ liệu sau đó được chuyển tới máy tính. Và được tổng hợp, xử lý bằng các phần mềm chấm công chuyên dụng.

Máy chấm công điện tử sẽ được phân loại thành:

Máy chấm công sinh trắc học: Nhận diện bằng cách quét vân tay, khuôn mặt hoặc tròng mắt.

Máy chấm công thẻ cảm ứng, thẻ từ: Nhận diện bằng cách quét thẻ cảm ứng, thẻ từ.

Mặc dù khắc phục được tình trạng chấm công hộ, và có tính bảo mật, bảo an hiệu quả. Nhưng tốc độ chấm công lại khá chậm (mất khoảng 5-10 giây cho 1 lần chấm).

Đây là loại máy chấm công được sử dụng nhiều nhất hiện nay.

Ứng dụng chấm công trên điện thoại thông minh

Đây là cách thức chấm công mới hiện nay. Và đã bắt đầu được áp dụng tại nhiều cơ quan.

Với kiểu này, người chấm công sẽ xác thực danh tính qua Wifi ID tại công ty, định vị GPS tại vị trí được cho phép hoặc ảnh chụp thực tế. 

Các dữ liệu sẽ được lưu trữ, xử lý và tổng hợp tự động theo yêu cầu tương tự như ở dòng máy chấm công điện tử.

Cách chấm công này rất thuận tiện cho cả người chấm công lẫn người tổng hợp dữ liệu.

Cách chấm công này rất thuận tiện cho cả người chấm công lẫn người tổng hợp dữ liệu.

Làm sao để chọn được máy chấm công phù hợp với nhu cầu?

Mỗi loại máy chấm công sẽ có những ưu, nhược điểm riêng. Bạn nên cân nhắc vào nhu cầu của công ty mình để chọn được 1 thiết bị phù hợp. 

- Máy chấm công thẻ giấy thường sẽ phù hợp sử dụng cho các công ty chia nhiều ca làm việc. Quy mô nhân viên không quá lớn. Tính chất công việc liên quan nhiều đến máy móc nên không tiện dùng phương pháp chấm công sinh trắc học.

- Máy chấm công thẻ từ, thẻ cảm ứng phù hợp dùng cho các doanh nghiệp, nhà máy... có quy mô nhân viên lớn. Công việc có thể liên quan tới máy móc nên không dùng được cách chấm công sinh trắc học. Để tăng cường tính bảo an cho doanh nghiệp, bạn có thể kết hợp chức năng kiểm soát cửa nếu muốn.

- Máy chấm công vân tay, khuôn mặt, mống mắt phù hợp dùng cho các văn phòng, công sở đòi hỏi tính bảo mật, bảo an cao. Văn phòng không quá đông nhân viên. Và cũng có thể dùng loại có chức năng kiểm soát cửa ra vào nếu cần tăng cường an ninh.

Chọn máy chấm công đến từ những thương hiệu uy tín

Mua bất kỳ thiết bị nào cũng vậy, bạn cần chọn những sản phẩm đến từ các thương hiệu nổi tiếng để đảm bảo chất lượng, độ bền. Đặc biệt là có chế độ bảo hành tốt.

Một số thương hiệu bạn có thể tham khảo, đó là: Ronald Jack, Wise Eye, ZKTeco, Gigata, Mita, Kobio...

Bạn cần chọn những sản phẩm đến từ các thương hiệu nổi tiếng để đảm bảo chất lượng, độ bền.

Chọn máy chấm công có mức giá phù hợp

Giá thành của máy chấm công rất đa dạng. Do đó, bạn hãy cân nhắc thật kỹ càng nhu cầu cũng như ngân sách đầu tư để chọn được 1 thiết bị chấm công thích hợp nhất. Giá của sản phẩm này thường dao động như sau:

- Giá máy chấm công thẻ giấy: 2,5 - 6,5 triệu đồng.

- Giá máy chấm công thẻ cảm ứng, thẻ từ: 2,5 - 12,5 triệu đồng.

- Giá máy chấm công vân tay: 2,5 - 11,5 triệu đồng.

- Giá máy chấm công khuôn mặt: 3,5 - 11,5 triệu đồng.

- Giá máy chấm công bằng mắt: Trên 10 triệu đồng.

Trên đây là những kinh nghiệm giúp bạn chọn được 1 máy chấm công phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp. Nếu cần tư vấn thêm hoặc cần mua thiết bị văn phòng, bạn có thể liên hệ hotline 0346 638 648. Đội ngũ Office Solutions sẽ nhanh chóng giải đáp tận tình, chu đáo. Và mang đến cho bạn 1 sản phẩm máy chấm công ưng ý nhất cả về chất lượng lẫn giá thành.