Lắp đặt hệ thống điện thoại nội bộ và những lợi ích tuyệt vời

Việc lắp đặt hệ thống điện thoại nội bộ chuyên nghiệp là điều cần thiết cho quá trình liên lạc trong doanh nghiệp. Thì bài viết dưới đây, hãy cùng OfficeSolutions Group tìm hiểu về hệ thống điện thoại nội bộ hiện nay nhé!

Tìm hiểu về hệ thống liên lạc nội bộ 

Hệ thống điện thoại nội bộ là gì?

Tổng đài điện thoại nội bộ (hay còn gọi là Private Automatic Branch Exchange) là hệ thống liên lạc quan trọng và cần thiết hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp, công ty. Thiết bị này giúp tất cả nhân viên ở các phòng ban khác nhau dễ dàng giao tiếp và kết nối với nhau mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.

Hệ thống điện thoại nội bộ được hiểu như thế nào?

Theo nghĩa chuyên môn, hệ thống điện thoại nội bộ là một hệ thống chuyển mạch tự động độc lập, việc chuyển mạch từng trạm của hệ thống điện thoại giúp các thiết bị đầu cuối thực hiện các cuộc gọi cùng một lúc để liên lạc. đồng thời thực hiện gọi ra trên một số đường thuê bao từ các nhà cung cấp cụ thể như nhà mạng VNPT, Viettel, FPT..

Đối với nhiều doanh nghiệp, công ty, doanh nghiệp có quy mô lớn, có nhiều nhân viên hay nhiều phòng ban thì việc thiết lập hệ thống điện thoại nội bộ là hoàn toàn thực tế và cần thiết.

Xem ngay: Top 5 loại máy in giá rẻ, chính hãng, có chất lượng tốt nhất hiện nay

Lợi ích tuyệt vời cho doanh nghiệp khi sử dụng hệ thống điện thoại nội bộ

Việc sử dụng hệ thống điện thoại nội bộ trong doanh nghiệp mang lại rất nhiều lợi ích, trong đó chủ yếu là những ưu điểm nổi bật sau:

• Tất cả các cuộc gọi đều được tối ưu hóa và bảo mật, đồng thời tất cả các tin nhắn thoại đều được bảo mật theo lịch trình cuộc gọi nội bộ.
• Các chức năng toàn diện, có thể chặn các cuộc gọi quấy rối theo cá nhân, theo nhóm và ngày.
• Không mất bất kì chi phí nào khi liên lạc nội bộ.
• Tích hợp VoIP giữa các chi nhánh công ty.
• Khi ra ngoài, bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ một cuộc gọi nào của khách hàng vì với hệ thống này, bạn vẫn có thể dễ dàng chuyển cuộc gọi cho người khác.
• Cung cấp địa chỉ liên hệ điện thoại cố định, cho dù trên nhiều tiện ích mở rộng hoặc ở các vị trí địa lý khác nhau, để giao dịch với khách hàng bằng một số.
• Số điện thoại dễ đọc, dễ nhớ, không thay đổi vì mã vùng.
• Khi có khách hàng gọi đến, tổng đài điện thoại nội bộ có thể tự động phát lời chào theo ý muốn của bạn.
• Đổ chuông bất kỳ điện thoại nào và có thể chuyển cuộc gọi đến bộ phận thích hợp.

Lợi ích tuyệt vời cho doanh nghiệp khi sử dụng hệ thống điện thoại nội bộ

Trên đây là một số lợi ích to lớn mà hệ thống điện thoại nội bộ mang lại cho các công ty, doanh nghiệp khi sử dụng nó. Tận dụng triệt để những ưu điểm vượt trội trên, thương nhân có thể tiết kiệm được rất nhiều chi phí, đồng thời chất lượng quản lý nhân sự và dịch vụ khách hàng cũng được nâng cao rõ rệt.

Xem ngay: Nên mua máy in loại nào tốt nhất cho văn phòng 2023?

Lắp đặt hệ thống điện thoại nội bộ cần lưu ý điều gì?

Để có thể lựa chọn và lắp đặt hệ thống điện thoại nội bộ phù hợp cho doanh nghiệp của mình, chúng tôi đưa ra những lưu ý dưới đây để khách hàng cân nhắc:

Chọn sử dụng công nghệ Analog truyền thống hoặc IP mới.
Khả năng sắp xếp từng người dùng trong COS, UCD và Account Code.
Tập trung tất cả cuộc gọi vào một điểm và tự động chuyển cuộc gọi khi cần.
Các cuộc gọi đến sẽ đi qua hệ thống trả lời tự động DISA-OGM hay lễ tân.
Sử dụng các dịch vụ theo giờ, hotline, gọi VIP...
Đánh số tùy chọn trong nội bộ cùng với chi tiết tất cả các cuộc gọi từ máy in hay phần tính cước.
Thư thoại, Door Phone/Door Opener, Music –BGM, Paging

Nếu doanh nghiệp của bạn chỉ đơn thuần cần đáp ứng linh hoạt các cuộc liên lạc nội bộ trong tổ chức công ty, các chi nhánh, phòng ban cũng như các cuộc gọi ra ngoài thì việc lựa chọn hệ thống điện thoại nội bộ truyền thống analog cũng khá hợp lý với giá thành rẻ nhất.

Lắp đặt hệ thống điện thoại nội bộ cần lưu ý điều gì?

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn đang cần một tổng đài để bán hàng và chăm sóc khách hàng trực tuyến thì tổng đài IP sẽ là sự lựa chọn phù hợp nhất.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều chi nhánh và nhu cầu gọi nội bộ cao thì tổng đài IP là giải pháp phù hợp nhất. Tổng đài IP bao gồm hai loại hệ thống cơ bản, một loại sử dụng phần cứng và loại kia sử dụng phần mềm được triển khai trên máy chủ trực tuyến. Đây là một hệ thống điện thoại nội bộ không cần đầu tư nhiều, giá thành cũng hợp lý.

Chọn sử dụng công nghệ Analog truyền thống hoặc IP mới

Tổng kết

Qua bài viết trên, OfficeSolutions Group mong rằng bạn đọc đã hiểu rõ hơn về hệ thống điện thoại nội bộ doanh nghiệp hiện nay để từ đó đưa ra lựa chọn tốt nhất cho công ty mình. Tiềm năng kinh tế và những lợi ích mà điện thoại nội bộ có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn là vô cùng lớn, hãy cân nhắc và lựa chọn sản phẩm thích hợp nhất nhé!

Xem ngay: Hướng dẫn cách sử dụng máy in văn phòng cho người mới dùng lần đầu