Hướng dẫn cách sử dụng máy in văn phòng cho người mới dùng lần đầu

Phục vụ cho công tác văn phòng, không thể không nói đến tầm quan trọng của máy in. Việc các công ty đều chuẩn bị riêng cho mình một máy in để sử dụng có thể góp phần lớn tiết kiệm chi phí khi sử dụng dịch vụ ngoài. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách để sử dụng chiếc máy in thông dụng này. 

Như vậy, OfficeSolutions Group (OSG) sẽ hướng dẫn cách sử dụng máy in văn phòng, hãy cùng theo dõi kỹ hơn ở bài viết dưới đây nhé.

Máy in văn phòng tiện dụng

Các bước sử dụng máy in văn phòng cơ bản

Hướng dẫn cài đặt máy in

Bước 1: Thiết lập máy in và máy chủ

Đầu tiên, sử dụng dây nguồn để kết nối máy in với máy tính. Tiếp theo, cài đặt Driver cho máy in, mỗi máy đều được cấp một driver riêng biệt kèm theo. Nếu nó bị mất, có thể tự tìm kiếm và cài đặt lại trên Google.

Kết nối máy in với hệ thống máy tính

Xem ngay: Nên mua máy in loại nào tốt nhất cho văn phòng 2023?

Bước 2: Thiết lập quyền chia sẻ của máy in với những máy còn lại

Đầu tiên, tìm kiếm và chọn Start, bấm chọn Control Panel, chọn tiếp Printers and Device or Printers and Faxes.

Tiếp theo, chọn vào thiết bị máy in, nhấn chuột phải chọn Sharing, nhấn vào ô Share this Printer, chọn Apply rồi nhấn OK. Xong bước này là đã thành công thiết lập quyền chia sẻ từ máy in đến các máy khác.

Thiết lập quyền chia sẻ của máy in với các máy khác

Bước 3: Thiết lập liên kết máy in với hệ thống máy tính

Những máy tính có cùng hệ thống có thể dùng chung một máy in. Bởi tính năng đó, có thể thiết lập kết nối máy in với nhiều máy tính để thuận tiện hơn khi sử dụng, tiết kiệm được thời gian hơn so với việc chỉ sử dụng một máy tính.

Bước tiếp theo, tiến hành kết nối mạng nội bộ, ấn chọn Control Panel, sau đó chọn Printers and Devices, tiếp tục chọn And a network. Thực hiện xong bước này, máy in đã kết nối với các máy tính, và có thể tiến hành in tài liệu.

Xem ngay: Hướng dẫn cách sử dụng máy in văn phòng cho người mới dùng lần đầu

Bước 4: Tiến hành in tài liệu

Sau khi thực hiện các bước cài đặt trên, có thể tiến hành in ấn những tài liệu cần thiết. 

Đầu tiên, chọn file chứa tài liệu cần in, nhấn tổ hợp phím Ctrl + P, sau đó màn hình sẽ hiện lên hộp thoại in, tiến hành chọn các thông số theo nhu cầu rối ấn nút OK. 

Chọn các thông số theo nhu cầu

Sau đó, chờ một chút, mở khay đựng giấy ra để lấy bản in ấn đã chọn là hoàn thành công việc.

6 điều cần lưu ý khi sử dụng các loại máy in văn phòng

Các thiết bị văn phòng dù tốt đến mấy thì vẫn có những nhược điểm, hạn chế riêng. Do đó, khi sử dụng người dùng cần phải sử dụng cẩn thận và chú ý đến một số vấn đề sau:

Vị trí đặt máy in 

Khi mua máy in về, chú ý vận chuyển cẩn thận. Máy in văn phòng nên được đặt ở không gian văn phòng bằng thẳng, sạch sẽ, không khí thoáng đãng, tránh những vị trí ẩm ướt, có nhiều côn trùng tụ tập. 

Nếu đặt máy in ở những chỗ có điều kiện không tốt sẽ dễ làm cho máy bị hư, tuổi đời sẽ thấp. Việc bố trí các đường dây điện, các dây cáp cũng phải được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, tránh để lộn xộn, gây nguy hiểm.

Vị trí đặt máy in thông thoáng, sạch sẽ

Bảo quản cẩn thận hộp mực

Hộp mực là một vật phẩm quan trọng, do đó phải chú trọng bảo quản. Phải hạn chế để hộp mực tiếp xúc nhiều với không khí, để mực ngoài không khí lâu sẽ làm cho mực bị khô nhanh, không sử dụng được nữa.

Nếu sử dụng mực laser thì công tác bảo quản phải kỹ hơn, nên đựng trong hộp nhựa đen, kín, tránh tiếp xúc với ánh nắng mặt trời. Nếu không sử dụng thì nên bảo quản trong hộp kín để có thể dùng được lâu hơn.

Xem ngay: Top 3 loại máy scan tốt nhất được sử dụng trong văn phòng

Làm vệ sinh máy in thường xuyên

Nên làm vệ sinh máy in cứ 3 tháng một lần, thời gian vệ sinh như này là phù hợp nhất, giữ cho máy in được hoạt động tốt nhất. Nếu không biết cách vệ sinh máy in văn phòng sao cho phù hợp thì có thể tham khảo trên Internet hoặc các trang mạng xã hội, hoặc xem trong sổ hướng dẫn kèm theo sản phẩm khi mua.

Vệ sinh máy in thường xuyên

Không tắt máy một cách đột ngột

Các thiết bị điện tử đều rất tối kỵ việc ngắt máy đột ngột, khi máy vẫn đang còn vận hành thì hành động tắt máy đột ngột sẽ làm máy in sẽ trở nên mau hư hỏng, làm giảm tuổi thọ sử dụng của máy. Do đó, nên chú ý, khi không sử dụng nữa thì nên tắt theo hướng dẫn để duy trì sản phẩm.

Không sử dụng máy in liên tục trong thời gian dài

Các thiết bị điện tử đều có giới hạn riêng, mặc dù không hư ngay lập tức, nhưng việc sử dụng liên tục quá lâu sẽ làm giảm độ bền, giảm hoạt động của máy in, không còn tốt như ban đầu. Do đó, nên sử dụng vừa phải, không sử dụng thì nên tắt chứ không nên bật máy rồi không sử dụng.

Xem ngay: Top 4 loại máy fax có chất lượng tốt nhất hiện nay

Không tự ý sửa chữa máy in

Khi có trục trặc, hỏng hóc trong quá trình sử dụng, nên liên lạc với trung tâm bảo hành để nhân viên thiết bị kỹ thuật của họ hỗ trợ. Không nên tự mình mở máy in ra để sửa chữa, việc sửa không có kỹ năng chuyên môn sẽ dẫn đến máy in bị hư hỏng nặng hơn.

Liên lạc với nhân viên hỗ trợ để sửa chữa

Như vậy, máy in văn phòng là thiết bị thông dụng có vai trò to lớn trong công việc văn phòng. Mong rằng qua bài viết tham khảo này, các quý khách hàng của OfficeSolutions Group đã biết cách sử dụng máy in văn phòng. OSG rất vinh hạnh khi được phục vụ quý khách.

Xem ngay: Cách lắp máy chấm công đơn giản và chi tiết nhất

Công ty TNHH OfficeSolutions Group

Địa chỉ: Tầng 2, LL7 Tam Đảo, Phường 15, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh

Hotline: 0363 985 995 - 0346 638 648.

Thời gian làm việc: 8:00 - 20:00 từ thứ 2 đến chủ nhật.