Set Up Phòng Họp Cho Công Ty Nhỏ Như Thế Nào?

Set Up Phòng Họp Cho Công Ty Nhỏ Như Thế Nào?

Phòng họp không chỉ là nơi để các thành viên trao đổi, thảo luận các vấn đề quan trọng. Nó còn là bộ mặt của mỗi doanh nghiệp, nhất là khi tiếp đón và trao đổi với các đối tác từ bên ngoài. Vì thế dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ, hãy thể hiện sự chuyên nghiệp của mình thông qua phòng họp của mình nhé. Nếu chẳng may, diện tích nền văn phòng bạn quá nhỏ, đừng lo lắng, ở bài viết này, Office Solutions sẽ mách cho bạn một số gợi ý hữu ích để có thể sử dụng năng lực nội tại mà setup được một phòng họp ra trò.

Set up phòng họp cho công ty nhỏ

Có những loại phòng họp nào?

Trên thị tế có rất nhiều loại hình phòng họp có thể kể tên như:

• Phòng họp kiểu nhà hát
• Phòng họp kiểu lớp học
• Phòng họp kiểu chữ U
• Phòng họp kiểu Conference
• Phòng họp kiểu workshop
• Phòng hợp kiểu bàn tròn
• Phòng họp kiểu Hollow

Tuy nhiên, đối với diện tích văn phòng hạn chế thì phòng họp kiểu chữ U, Hollow, Conference là những kiểu thích hợp để có thể setup được.

Phòng họp kiểu chữ U

Đây là một trong các kiểu sắp xếp phòng họp khá là phổ biến và gần như là các bạn đã gặp ít nhất một lần. Theo đó phòng họp chữ U là kiểu rất thích hợp cho các cuộc họp tại văn phòng công sở: họp hội đồng quản trị, họp nhóm thảo luận, họp giữa các phòng ban,… Vì đây sẽ là nơi có một người đứng đầu nói và nhiều thành viên khác tham gia thảo luận, tiếp nhận thông tin.

Khi sắp xếp bàn ghế phòng họp theo kiểu chữ U thì cần phải để trống giữa, với ghế xung quanh bên ngoài theo khoảng cách thích hợp. Đúng tiêu chuẩn thì khoảng cách tối thiểu là 5cm giữa mỗi ghế của người tham dự. Tránh sắp xếp kiểu chữ U cho những hội nghị lớn hơn 25 người, vì khi đó, các phần của chữ “U” trở nên quá dài và khiến việc giao tiếp và tiếp xúc với những người tham dự bị hạn chế rất nhiều.

Phòng họp kiểu chữ U

Phòng họp kiểu conference

Trong các các kiểu setup phòng họp chúng ta liệt kê từ nãy đến giờ thì đây chính xác là kiểu mang đặc trưng nổi bật nhất và chuyên dành cho các cuộc hội thảo, hội nghị. Bởi chỉ cần nghe tên gọi của kiểu setup này thôi thì chúng ta đã mặc nhiên hiểu ngay là căn phòng này dùng để làm gì. Kiểu bố trí này thường được sử dụng cho các cuộc họp Hội đồng quản trị, các cuộc họp ủy ban hoặc các nhóm thảo luận.

Đặc điểm nổi bật của kiểu setup này sẽ cần thiết phải sử dụng ít nhất là một chiếc bàn họp lớn, mặt hình chữ nhật, hoặc hình bầu dục, oval… với những chiếc ghế chân quỳ được sắp xếp xung quanh bàn. Bởi đây là các kiểu bàn họp mang tính chất xoay vòng và việc truyền tải thông tin được dễ dàng hơn. Tuy nhiên kiểu setup này nên áp dụng cho các cuộc họp, hội nghĩ trên dưới không quá 15 người mà thôi.

Phòng họp kiểu Conference

Phòng họp kiểu Hollow

Có lẽ tên gọi của kiểu setup này sẽ hơi lạ hơn và dễ khiến nhiều người bị nhầm lẫn, hiểu một cách đơn giản nhất thì setup kiểu Hallow sẽ là rỗng phần không gian ở giữa. Kiểu sắp xếp này thường dành cho các hội nghị bàn vuông trong một bát giác vuông hoặc hình chữ nhật, ở giữa để trống, xung quanh xếp ghế. Số lượng thành viên tham gia khoảng từ 12 – 30 người.

Tại đây sự tương tác giữa các thành viên tham dự là quan trọng nhất chứ không có sự phân chia về cấp bậc, chức vụ quá nhiều. Hoặc không có việc chỉ đích danh một diễn giả nào chính để phát biểu trong suốt cuộc họp, hội thảo. Sắp xếp kiểu này rất hữu ích khi cung cấp không gian làm việc cho mỗi người và giúp người tham dự giao tiếp tốt hơn.

Ngoài ra, phòng họp kiểu bàn tròn cũng áp dụng cho số lượng người tham gia ít. Tuy nhiên với đặc điểm như vậy, kiểu phòng họp này không thực tế để áp dụng làm phòng họp cho toàn doanh nghiệp.

Phòng họp kiểu Hollow

Trang trí phòng họp nhỏ sao cho ấn tượng

Bỏ qua phần diện tích nhỏ của phòng họp, nó vẫn có những khoảng trống nhất định mà chúng ta có thể tận dụng để trang trí. Giúp nó trở nên sinh động, có không khí hơn khiến cuộc họp cũng có tinh thần thoải mái hơn, dễ dàng và hiệu quả hơn. Sau đây là một vài gợi ý cho việc trang trí phòng họp nhỏ

Trang trí bằng nội thất

Đây chính là cách trang trí vừa đơn giản mà lại tạo được thẩm mỹ cao và có thể áp dụng trong mọi trường hợp. Điển hình đó là bàn ghế họp thì chắc chắn lúc nào cũng phải cần hay hệ thống chiếu sáng cũng tương tự. Chỉ cần các bạn biết cách khéo léo phối hợp giữa màu sắc của đồ nội thất với màu sắc sơn tường, sàn nhà và ánh sáng đã có thể biến không gian trở nên tinh tế hơn rất nhiều.

Trang trí với tranh treo tường ấn tượng

Nếu như các bạn lo ngại rằng không gian phòng họp của mình cần phải để những vật dụng khác hay đã cố định về đồ nội thất nên không thể thay đổi, thì hãy bố trí thêm ngay một vài bức tranh treo tường. Đây là những món đồ mang tính chất nghệ thuật rất cao từ đó chúng có thể biến không gian phòng họp, hội nghị trở nên thẩm mỹ hơn rất nhiều.

Trang trí phòng họp - hình ảnh minh hoạ

Trang trí với tiểu cảnh, dây leo…

Không có gì thanh lọc bầu không khí trong lành tốt hơn cây xanh và đồng thời chúng còn giúp cải thiện về phong thủy. Cây xanh phong thủy luôn giúp mang đến những nguồn vận khí rất tốt với những điều may mắn, cát tường. Tuy nhiên các bạn cần lưu ý lựa chọn loại cây phù hợp và thích hợp với môi trường trồng trong nhà.

Trên đây là phần hướng dẫn cho các kiểu setup phòng họp, hội nghị đúng theo tiêu chuẩn để có thể tạo nên một không gian vừa tiện nghi vừa ấn tượng nhất. Để từ đó giúp các bạn có thể xây dựng nên một hình ảnh chuyên nghiệp, năng lực cao trong mắt nhân viên nội bộ và đối tác bên ngoài. Đặc biệt là rút ra những kinh nghiệm và có những điều chỉnh hợp lý cho các buổi họp, hội nghị sau của công ty. Chúc các bạn thành công!

Xem thêm: Cách kết nối và chia sẻ máy in trong mạng nội bộ